Raikküla Kooli privaatsuspoliitika

KINNITATUD

Raikküla Kooli direktori käskkirjaga nr 1-2/15 23.05.2018

1. ÜLDSÄTTED

1.1 Raikküla Kooli privaatsuspoliitika koostamisel on tuginetud Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusest (EL) 2016/679 .

1.2 Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isikut tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.

1.3 Isikute kategooriad, kelle andmeid töödeldakse on õpilased, personal, lapsevanemad või lapse seaduslikud esindajad.

1.4 Igaühel on õigus enda kohta kogutud isikuandmetega tutvuda või nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks tuleb esitada omakäeliselt või digitaalselt allkirjastatud taotlus.

2. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMISEL KASUTATAVAD TURVAMEETMED

2.1 Dokumendi pealkiri näidatakse tundlikuma sisuga dokumendisarjas üksnes dokumendi liigina (selgitustaotlus, teabenõue, märgukiri, iseloomustus jne).

2.2 Dokumendiregistri avalikus vaates dokumendi sisu kirjelduses näidatakse isiku nimi initsiaalidena.

2.3 Vältimaks õpilaste ja personali isikliku kontaktteabe (kodune aadress, isiklik e-posti aadress ja telefoninumber jms) sattumist teabenõude korras või dokumendiregistri otselingi pääsu kaudu piiramatul hulgal võõraste isikute kätte, seatakse dokumendile juurdepääsupiirangud tunnistades teave asutusesiseseks kasutamiseks.

2.4 Isikuandmete väljastamisel veendub andmete väljastaja, et tegemist on just selle isikuga, kellel on õigus vastavaid andmeid saada. Seetõttu peab andmete taotleja vajadusel oma isikusamasust või andmete taotlemise õigust tõendama.

2.5 Igal andmetöötlussüsteemi kasutajal on juurdepääs ainult temale töötlemiseks lubatud isikuandmetele ja temale lubatud andmetöötluseks. Selleks määrab direktor käskkirjaga kooli töötajad, kellel on ainuõigus elektroonilistes infosüsteemides (eKool, EHIS, EKIS, SAP, Eesti Haigekassa, raamatupidamisprogrammid jms) töödelda isikuandmeid ja kellel lasub vastutus andmete õigsuse eest.

2.6 Elektrooniliselt väljasaadetavad dokumendid, mis sisaldavad delikaatseid isikuandmeid, krüpteeritakse ID-kaardiga.

2.7 Andmekandjatel (arvuti kõvaketas, mälupulk, CD jm) salvestatud mittevajalikke andmeid hävitatakse.

2.8 Igapäevaselt tekkivad isikuandmeid sisaldavad paberdokumendid nt mustandid, väljatrükitud kirjavahetus jms hävitatakse füüsiliselt paberihundis purustades

2.9 Isikuandmete elektrooniliseks töötlemiseks kasutab töötaja ainult kooli arvutit, kuhu on installitud ametikohustuste täitmise ulatuses vajalik tarkvara. Kooli arvutid on ühendatud võrku, kuhu sisenemiseks kasutab õpetaja personaalset parooli.

2.10 Töötajad on kohustatud hoidma saladuses talle tööülesannete täitmiseks teatavaks saanud isikuandmeid, mida pole antud üldiseks kasutamiseks, ka pärast töötlemisega seotud tööülesannete täitmist või töösuhte lõppemist

3. ISIKUANDMEID SISALDAVAD DOKUMENDID JA NENDE SÄILITAMISE TÄHTAJAD

3.1 Isikuandmetega dokumente säilitatakse vastavalt Raikküla Kooli dokumentide loetelus märgitud säilitustähtajale. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse. Dokumentide, mis hävitatakse, andmed kustutatakse ka dokumendiregistrist.

3.2 Mõningad isikuandmeid sisaldavate või sisaldada võivate dokumentide üldised säilitustähtajad on alljärgnevad:

• õpilasraamatuid säilitatakse alaliselt;

• kooli õppenõukogu ja hoolekogu protokolle säilitatakse alaliselt;

• direktori käskkirjad õpilaste kohta säilitatakse 50 aastat;

• Raikküla Kooli õpilaste toimikud säilitatakse 50 aastat;

• personali isikutoimikuid säilitatakse 50 aastat, töölepinguid 50 aastat peale töölepingu lõpetamist;

• töötervishoiu ja tööohutuse dokumente säilitatakse 55 aastat;

• tervisekontrolli materjale (otsused ja tervisetõendid) säilitatakse 10 aastat;

• töövõtu- ja käsunduslepinguid säilitatakse 10 aastat

• lastevanemate ja õpilaste taotlused, avaldused säilitatakse 5 aastat.

4. ISIKUANDMETE TÖÖTLEMINE NÕUSOLEKU ALUSEL

4.1 Raikküla Kool töötleb alljärgnevaid õpilaste ja töötajatega seotud isikuandmeid nõusoleku alusel. Selleks esitab lapsevanem või töötaja kooli direktorile omakäelise või digitaalselt

allkirjastatud nõusoleku avalduse.

4.2 Kogutavad andmed õpilaste kohta:  

• koopia sünnitunnistusest;

• ees- ja perekonnanimi;

• sünniaeg, isikukood;

• sünnikoht;

• tegelik elukoht;

• lapsevanemate kontaktandmed ja nimed;

• lapsevanemate e-mailid, isiklikud telefonid;

• kodust kooli liikumise viis ja koolitee pikkus;

• üks foto õpilaspileti jaoks;

• kooli astumise ja lahkumise kuupäev;

• klassi määramine;

• õpilase terviseandmed;

• õpilaste nimekirjade avaldamine;

• juhtumipõhised ühekordsete ürituste korraldamisel töödeldavad isikuandmed (nt klassiekskursiooni või õppekäiguga seotud õpilaste andmete esitamine reisifirmale)

• koolis pildistamine (va avalikus kohas pildistamine nt lõpuaktus, kooli avalikud üritused)

• Kooli veebilehel ei avalikustata õpilaste ega vilistlaste nimekirju.

4.3 Kogutavad andmed töötajate kohta, mis on vajalikud töötaja isikukaardi, isikliku toimiku täitmiseks, töölepingu sõlmimiseks, andmete sisestamiseks EHIS-esse, EKIS-esse:

• ees- ja perekonnanimi;

• sünniaeg ja isikukood;

• kontaktandmed;

• ID-kaardi või passi andmed;

• töötajate alaealiste laste nimed ja isikukoodid;

• koopiad haridust tõendavatest dokumentidest koos hinnetelehega, mis kajastab vajaliku õppeaine läbimist;

• täiendkoolituste ja kursuste tõendid ja tunnistused;

• tervisetõendid;

• pedagoogi ametijärk;

• arvelduskontod;

• töökoormused;

• töötasud

4.4 Avalike konkurssidega seotud dokumente säilitatakse 5 aastat. Lähtutakse  ainult kandideeritava enda esitatud infost ja avalikest allikatest. Kandidaadil on õigus kooli poolt kogutud andmetega tutvuda.

4.5 Kui kandidaat ei osutu valituks, siis säilitatakse tema andmeid neli kuud.

5. TURVAKAAMERAD

5.1 Raikküla Koolis on paigaldatud videokaamerad, mis salvestavad informatsiooni 24 tundi ööpäevas.

5.2 Videojärelvalve olemasolust koolis on õpilased ja nende vanemad ning kooli personal teadlikud.

5.3 Turvakaamera salvestise võib välja anda õigusrikkumise menetluses õigusrikkumist seaduse kohaselt menetleva asutuse nõudmisel.

Raikküla Kooli andmekaitsespetsialist (DPO)

Kaia Valli

+372 489 2428
kaia.valli@raikkylakool.eu